2010-05-28

Ideella styrelseprotokoll ska inte vara offentliga

Det finns två diken som en ideell organisation kan slinka ner i. Det ena är att efterapa företag, det andra är att ta efter myndigheter. För att hålla sin organisation mitt på vägen måste den ideella ledningen driva den utifrån dess egna förutsättningar, det vill säga, utifrån den ideella logiken. Detta försvåras numera ofta av krav på att efterlikna företag eller myndigheter.

Nyligen gav oss Kyrkans Tidning ett avskräckande exempel på ett sådant krav. Den vill att ideella organisationer ska vara "öppna", det vill säga de ska tillämpa offentlighetsprincipen som vore de myndigheter. Detta krav är skadligt för enskilda organisationer, men vad värre är, det undergräver också föreningsfriheten.

I en bilaga den 15 april görs stor affär av att två av tre tillfrågade ideella organisationer vägrat lämnat ut sina styrelseprotokoll. Tidningen får det att låta som om det skulle vara självklart för ideella organisationer att lämna ut styrelseprotokoll; de som vägrat ställs vid skampålen. Men i detta fall är det klungan vid skampålen som har rätt och tidningen som har fel.

Privata organisationer
Enligt tidningen agerar de som inte lämnar ut styrelseprotokoll som "slutna företag". Läsaren ska förstås uppfatta detta som något mycket graverande, men är det verkligen det?

Ideella organisationer är varken företag eller myndigheter. I vissa avseenden skiljer de sig helt från bägge, i andra liknar de den ena men inte den den andra. Ett exempel på det senare är att ideella organisationer är privata organisationer och inte offentliga. I detta avseende liknar de företag och inte myndigheter. Det som generellt gäller för privata organisationer gäller alltså för dem.

Som privata organisationer omfattas de ideella organisationerna inte av myndigheternas offentlighetsprincip och tystnadsplikt. Det innebär att de själva beslutar vad de vill informera om och vilka dokument de vill lämna ut.

Skillnad mellan förening och stiftelse
Artikeln skiljer inte mellan olika slags ideella organisationer. Det kan därför vara viktigt att påpeka att det är stor skillnad mellan stiftelser och ideella föreningar. De förra övervakas av en tillsynsmyndighet, de senare av sina egna medlemmar.

Det är alltså staten som tar ansvar för att stiftelser sköts på rätt sätt. Dess inspektörer har laglig rätt att titta på stiftelsens alla handlingar, också dess protokoll. Det ger emellertid inte media rätt att göra det.

Ideella föreningar däremot står fritt gentemot staten i enlighet med grundlagen och de mänskliga rättigheterna. Att det saknas särskild lag för dem är inget större problem. Det har fungerat bra hittills (vilket i Sverige är mer än i tusen år) tack vare en gedigen "tyst kunskap", ibland kallad föreningspraxis, som utgör en effektiv vägledning för hur föreningar ska organiseras, styras och drivas.

Vad menas med "öppen" förening?
Enligt Kyrkans Tidning är de organisationer som lämnar ut styrelseprotokoll "öppna" . De som inte gör det måste alltså betraktas som slutna. Det är inget självklart sätt att se på saken. Med öppen eller sluten ideell förening syftar man vanligen på hur lätt eller svårt det är att bli medlem. Men om vi håller oss till tidningens användning av öppen, så är den förening öppen som informerar brett om sin verksamhet och sina ställningstaganden. Den som dessutom på hemsidan offentliggör sina stadgar, sin styrelse, sin verksamhetsberättelse och sitt stämmoprotokoll är mycket öppen.

Men en förening behöver inte vara öppen mot omvärlden. Den har rätt att hålla saker internt och till och med att vara hemlighetsfull. Det är en betydelsefull del av föreningsfriheten. Det finns tider då denna aspekt spelar mindre roll, men andra då det gör det. När så sker är det viktigt att denna princip är väl förankrad i samhället. Detta av samma skäl som att föreningsfriheten inte är vanlig lag, som lätt kan ändras, utan inskriven i Regeringsformen.

Styrelseprotokoll bör inte vara offentliga
Den förening som vill kan publicera sina styrelseprotokoll. Det är då ett beslut som styrelsen eller stämman tagit, inte något en anställd kan besluta om på egen hand.

Att publicera sina styrelseprotokoll gör egentligen varken till eller ifrån för en enskild förenings öppenhet, däremot kan det vara oklokt både på kort och lång sikt. Det kan påverka styrelsens inre arbete och de beslut som fattas. Det kan försvåra samarbete med utomstående. Det kan skada föreningens strategier och arbete. I samband med inre och yttre konflikter kan det också skapa avsevärda problem för föreningen.

Styrelsen har enligt stadgarna (men också enligt lag) att främja och skydda föreningens intressen. Detta sker främst genom att fatta protokollförda beslut. Därför bör de inte göra sina protokoll offentliga, varken för enskilda medlemmar eller för utomstående. Att behandla styrelseprotokoll med sekretess är för ideella föreningar lika naturligt som att i stadgarna ha klausuler om suspendering och uteslutning.

Kyrkans Tidnings tre skäl
Kyrkans tidning framför tre skäl varför ideella organisationer ska lämna ut sina styrelseprotokoll: De utför samhällstjänster, de får statsbidrag och de är betydelsefulla samhällsaktörer. Inget av skälen är särskilt övertygande. Det är inte heller logiskt. Varför skulle detta med dessa skäl bara gälla ideella organisationer och inte företag? Utför inte också sådana  samhällstjänster? Får inte somliga av dem statsbidrag? Kan inte ett företag vara en betydelsefull samhällsaktör?

Offentlighetsprincipen vid uppdrag
Tidningen menar att en ideell organisation som tar på sig att utföra sådana välfärdstjänster som tidigare omfattats av offentlighetsprincipen ska vara skyldig att lämna ut sina styrelseprotokoll. Detta är inte självklart.

Om kommunen lägger ut ett uppdrag på en lokalförening i en folkrörelse så sker det med ett avtal. I detta avtal kan kommunen kräva olika saker, men den kan knappast kräva att föreningens styrelseprotokoll ska vara offentliga, än mindre kan den kräva att förbundsstyrelsens protokoll ska vara det.

Ideella organisationer kan också ta på sig myndighetsuppdrag, det vill säga handlägga åt staten något som annars skulle utförts av en myndighet. Med ett sådant uppdrag följer givetvis en del regler som organisationen måste följa. Dessa regler kan innefatta offentlighetsprincip och tystnadsplikt, men endast i de delar som berörs av uppdraget.

Offentlighetsprincipen och statliga bidrag
Tidningen menar att eftersom de ideella organisationerna får statsbidrag ska de också tillämpa offentlighetsprincipen.

Man får förmoda att staten ger bidrag till ideella organisationer just för att de är ideella, inte för att den vill omvandla dem till myndigheter. För att bli till nytta måste bidragen ges med full respekt för den ideella organisationens eget sätt att fungera. Statliga bidrag är därför inget skäl för ideella organisationer att lämna ut sina styrelseprotokoll.

Det är inte ovanligt med krav på att ideella organisationer som får statliga bidrag ska kunna granskas av statligt organ. Jag tycker inte det är självklart, varken inom Sverige eller inom utlandsbiståndet. Jag anser att den ideella sektorn bör ena sig mot en sådan utveckling. Men även om sådan granskning skulle ske, så gör det inte styrelseprotokollen offentliga. De omfattas då rimligen av granskarnas tystnadsplikt.

Svenska Kyrkan inget bra exempel
Kyrkans Tidning gör ett stort nummer av att Svenska Kyrkan sedan tio år tillbaka har en egen fungerande offentlighetsprincip. Detta framhålls som ett argument för att andra ideella organisationer också ska ha det. Men argumentet slår tillbaka. De granskade organisationerna är väl förankrade i en ideell tradition. Svenska Kyrkan däremot har just påbörjat sin resa in i den. Ännu är den i sin kultur, struktur och sitt sätt att fungera starkt präglad av sin långa tid inom offentlig sektor. Att den efter frigörelsen från staten fortsatt att tillämpa offentlighetsprincipen är nog bara ett exempel på detta, är jag rädd.

7 kommentarer:

NINA sa...

I min organisation (ett större ungdomsförbund) publicerar vi protokoll, men även styrelsens handlingar och underlag innan mötena. Detta upplever jag har gjort fler medlemmar intresserade av styrelsearbete, ökat förståelsen och lett till att styrelsen får märkbart mycket mindre kritik än tidigare år. Överlag tycker jag att det har höjt nivån på den interna debatten något enormt. Det var ett skrämmande steg att ta i början, men resultatet blev över all förväntan.

Jag kan förstå att det inte är lämpligt i alla organisationer, men för de som känner att de inte har så många hemliga strategiska frågor, personalärenden eller liknande känsliga diskussioner kan jag helt klart rekommendera det. Förra året lyckades vi trefaldiga antalet kandidater till vår förbundsstyrelse och mer än dubblera antalet riksmötesombudskandidater mot året innan.

Christer Leopold sa...

Varje ideell organisation har rätt att själv bestämma hur den vill göra med detta. Det finns givetvis fördelar, men också nackdelar med att publicera protokollen. Intern publicering har sina och extern sina. Till viss del leder det till två olika diskussioner.

Du pekar på tydliga positiva effekter i din organisation av intern publicering av protokollen. Det har ökat intresset och förståelsen för styrelsens arbete och höjt nivån på den interna debatten. Detta tycker jag är intressant och något oväntat.

En styrelse måste naturligtvis föra ut information om sina beslut till alla berörda, men min erfarenhet är att det då är betydligt bättre att göra det i informations- och inte i protokollform. Att enbart sprida protokollen brukar ha liten informationseffekt. Den som inte är van vid protokoll och som inte har god insyn i verksamheten har ofta svårt att ta till sig dem och att tolka dem rätt. Dessutom är ju protokoll rätt tråkiga för de flesta.

Men ni publicerar inte bara protokollen, utan också underlagen. Det gör det hela mycket intressantare. Den verkligt intreserade, som kan läsa besluten tillsammans med välskrivna underlag, har betydligt lättare att förstå styrelsens dilemman och beslut. Kanske de positiva effekterna du noterat i din organisation inte alls hade uppstått om ni bara publicerat protokollen.

Ni har inte sett några negativa effekter ännu. Men risken för interna konflikter finns alltid. Det gäller alla föreningar oavsett vad de sysslar med. När så sker kommer styrelsen att behöva kunna fatta protokollsförda beslut som inte omedelbart blir internt offentliga.

Kristoffer C sa...

Hej!
Jag har ett problem med detta. Om inte styrelseprotokollen görs tillgängliga för medlemmarna är det svårt att följa styrelsens arbete. Informationsbrev och liknande kan ju friseras och enbart ta upp det styrelsen vill ta upp. Risken är överhängande att det blir en toppstyrd förening, som inte är transparant. Detta borde i sådana fall bidra till än mer hysch, hysch och diskussion, misstroende och liknande, än att alla protokoll offentliggjordes för medlemmarna.
För om styrelsen "enbart" är styrd av revisorns dom kan medlemmen knappast påverka alls. Föreningsarbetet bygger då på personlig tillit, istället för demokratiska principer.
Chansen att kupper för att radikalt förändra styerlser och likande ökar ju markant då medlemmarnas viljor, röster och insyn inte tas tillvara. Detta är ytterst olyckligt.
Varför, förutom risken att "hänga ut personer", där jag givetvis tycker att sekretess ska förekomma, väljer styrelser i små idrottsföreningar att inte visa protokollen för medlemmarna? Några affärshemligheter är det knappast tal om? Och missämjan blir rimligen större om man inte tillåts föra diskussioner som är öppna, än om alla på ett vuxet och moget sätt får ta del och engagera sig i organisationens beslut?

Vänligen:
Kristoffer

Christer Leopold sa...

Alla styrelser, även i små föreningar, tvingas då och då behandla frågor som inte (ännu)kan göras offentliga. Det kan vara personfrågor, affärshemligheter, konflikter eller annat. Det är i just sådana lägen som det är viktigt att styrelsen kan diskutera öppet internt och att den kan föra in sina beslut i protokollet. Detta är inte möjligt ifall protokollet automatiskt skickas ut till alla medlemmar.

Styrelsen är vald för att sköta föreningens angelägenhet på medlemmarnas uppdrag. Demokratin i föreningen ligger i att styrelsen väljs, granskas och kan avsättas av medlemmarna. För detta finns etablerade rutiner. Att styrelsen offentliggör sina protokoll varken ökar eller minskar demokratin, men det riskerar att försämra styrelsearbetet och att skada föreningens intressen.

Samtidigt är det viktigt att styrelsen informerar sina medlemmar och engagerar dem som verkligen vill sätta sig in i föreningens frågor. Det är inte en fråga om demokrati, utan om ledarskap och ledarförsörjning. Det görs bäst på annat sätt än genom kryptiska protokoll.

Anonym sa...

Jag har svårt att hålla med om Kristoffer Cs farhågor.

Först och främst ska styrelsen presentera en verksamhetsberättelse, en resultaträkning och en balansräkning för årsmötet. Dessa visar huruvida styrelsen har följt den verksamhetsplan och budget som föregående årsmöte gav dem att följa.

Styrelsen övriga arbete granskas av revisorerna, och där finns såklart risken att revisorerna inte sköter sitt jobb. Men om revisorerna inte sköter sitt jobb så beror ju det främst på att årsmötet har valt "fel" revisorer. Just därför brukar det ju rekommenderas att revisorerna är några utanför den "kärngrupp" som styrelsen ofta tillhör. Det finns ju i många fall inget krav att en revisor är medlem i föreningen, jag tycker tvärtom att det är en fördel om revisorn INTE är medlem. En revisor som inte är medlem har visserligen inte rösträtt på årsmötet.

En aspekt som Christer inte tar upp är ju också att om protokollen är offentliga för alla medlemmar så kan nån från en konkurrerande förening (för visst finns det konkurrens inom föreningslivet!) enkelt infiltrera föreningen bara genom att bli medlem.

Anonym sa...

Jag är anställd i ideell organisation och tycker bättre om att arbeta transparent därför att det omedelbart blir en granskning, vilket på förhand motverkar exempelvis diskriminering och uppmuntrar delaktighet, engagemang, utbildning och sammanhållning. Det sätter press på ledningen, vilket är mycket viktigt. I ett protokoll behöver man inte skriva särskilt utförligt, bara beslut och den som vill informera sig om besluten kan begära ut handlingar eller information. Men protokoll ska inte läggas ut på offentliga hemsidor utan hållas inom organisationen. Jag arbetar i ledningen och vill skapa engagemang bland medlemmarna. Det är en mycket stor organisation, sett till lokalavdelnigar och medlemmar och dessutom har varje lokalavdelning sin egen kultur, varför vi måste hitta sådant som håller oss ihop. Jag upplever att det finns även andra åsikter om hur detta bör försiggå och de åsikterna kommer just från personer som har bakgrund inom det privata företagandet där det handlar om att konkurrera och göra ekonomisk vinst. I den ideella förening där jag arbetar som anställd handlar det tvärtemot om att skapa förståelse och gemenskap och att överbrygga gränser. Man kan säga att vi arbetar totalt motsatt privata vinstdrivande företag, med motsatta spelregler. Stadgar ska däremot läggas ut offentligt, så att allmänheten kan se dem, eftersom vi alla, juridiska såväl som enskilda personer, ingår i det vi gemensamt kallar samhället och vi behöver lära känna varandra, veta vilka verksamheter som pågår.

Christer Leopold sa...

Styrelsen i den ideella föreningen eller förbundet ska arbeta på det sätt som är långsiktig bäst för organisationen och medlemmarna. Därför ska den inte sprida sina protokoll utanför styrelse, ledning och revisorer.

För att bli riktigt framgångsrik måste ett ideellt förbund förvisso i alla väsentliga delar drivas på ett annat sätt än ett företag. Det handlar dock inte om "motsatta", utan om helt väsensskilda spelregler. Se mer om det i min bok "Professionell ideell - Om att verka med ideell logik".

Styrelsens roll och befogenheter är helt olika i ett ideellt förbund och ett kommersiellt företag. Men olikheten sträcker sig inte protokollen. Det är lika motiverat i bägge fallen att hantera styrelseprotokollen med sekretess. Det följer bland annat av det juridiska ansvar som varje styrelse har.

Ett förbund kan sträva efter att vara transparent i så stor utsträckning som möjligt (helt transparent blir den aldrig) även med hemliga styrelseprotokoll - det är två helt olika frågor. Det är heller inte ovanligt att förbund som cirkulerar sina styrelseprotokoll internt i själva verket inte alls är transparenta.

Tanken, som du framför, att styrelsens beslut ska vara utsatta för omedelbar granskning av anställda och aktiva låter bra, men strider mot de demokratiska principer som förbund bygger på och som uttrycks i deras stadgar. Det bakbinder också styrelsen och leder automatiskt till sämre protokoll.